Краса Жінки

макіяж, косметика, парфумерія

Ділове листування і загальноприйняті правила

Не дивлячись на велику кількість сучасних способів передачі інформації, старе добре лист досі не втратило свою актуальність. У сучасному світі, де швидкість поширення інформації вимірюється частками секунди, діловий лист є своєрідною равликом. Швидкість його переміщення, навіть з урахуванням швидкості літака, набагато програє електронним засобам передачі інформації. Але, тим не менш, діловий лист має свої безапеляційні козирі. До них відносяться показність, можливість поставити так звану «мокру печатку», без нього неможливо уявити діяльність більшості рекламних агентств.



Отримуючи від ділового партнера лист на хорошому фірмовому бланку, ми підсвідомо починаємо відчувати до нього повагу. Безумовно, факс набагато швидше передасть вашу інформацію, але хіба вам запам'ятається шматок звичайної факсовской паперу.

У світлі бізнесу існують певні правила ведення ділової переписки. У загальних рисах їх можна позначити так:

- Діловий лист однозначно має бути юридично грамотне;

- Повинна бути витримана стилістика листа;

- Воно має бути написаний на фірмовому бланку;

- Діловий лист не повинно бути двозначним. Думка в ньому повинна бути виражена чітко і, по можливості, коротко;

- Ви повинні чітко знати особливості мови вашого ділового партнера. Це допоможе вам правильно скласти діловий лист.

У сучасній діловій практиці англійська мова - це універсальна мова спілкування. Ведення ділового листування англійською мовою забезпечить вам взаєморозуміння з усього світу. Але і тут є свої підводні камені. Розмовна і ділова англійська США істотно відрізняється від стандартної англійської Великобританії.
Правила складання ділової кореспонденції

Перед складанням будь-якого виду ділового листа (комерційну пропозицію і т.д.) ви повинні чітко вирішити, що лист - це кращий засіб для спілкування з діловим партнерів в даній ситуації.

Якщо ви все ж зупинилися на варіанті листи, то напишіть його правильно. Не соромтеся при цьому написати пару чорнових варіантів, домагаючись стислості і ясності у виразах.

Автор повинен чітко уявляти собі мета листа. Якщо вам необхідно викласти кілька фактів або пропозицій, розташуйте їх у чіткій логічному порядку. Намагайтеся не розтягувати діловий лист, уникати повторень і непотрібних пояснень.

Тон листа повинен бути гранично коректним. Фрази і вирази повинні бути відібрані з особливою ретельністю. Намагайтеся викладати думки просто. Якщо ви користуєтеся скороченнями, то вони повинні бути зрозумілі вашому партнерові.

Відправник листа при написанні не повинен допускати двозначних виразів. Текст повинен бути написаний так, щоб у одержувача не виникало питань: що цим хотіли сказати? Читаючий лист повинен зосередити увагу на аналізі інформації документа, а не займатися її інтерпретацією.

Витримані правила складання ділового листа суттєво полегшать вам спілкування з діловим партнером, особливо з представником дальнього зарубіжжя, і допоможе вам уникнути можливих юридичних казусів. Це дуже важливо, тому що за кордоном прийнято обходитися без «мокрою» печатки, ставлячи під документом тільки підпис відповідальної особи.

Настійно радимо вам скрупульозно перевіряти ті факти та інформацію, яку ви пропонуєте вашому діловому партнеру. Особливо це стосується тих випадків, коли ви відповідаєте за подачу або аналіз інформації, але самі її не збирали .. Неточності, а тим більше неправдива інформація, можуть зашкодити вашій репутації або заронити сумніви у вашій порядності.

Відправляючи лист, ви повинні бути впевнені в термінах його приходу .. Якщо ви сумніваєтеся в термінах приходу листи, радимо вам скористатися електронними способами передачі інформації. Даний приклад актуальний, наприклад, для подання податкової декларації за допомогою пошти.

Попередній пункт особливо важливий, якщо вам необхідно в певний термін отримати відповідь на ваш лист. Хоча для деяких видів листів відповідь не передбачений. Це, наприклад, стосується будь-якої реклами поштою.

Запам'ятайте ласка: коли людина читає будь-який лист, він підсвідомо чи свідомо намагається скласти портрет автора листа. І лише від вас залежить, яке «обличчя» намалює вам ваш діловий партнер. Це «обличчя» може істотно полегшити або утруднити ваші подальші відносини, адже перше враження - найсильніше!

Стандартне діловий лист складається з декількох частин

1.Заглавіе (заголовок). У нього входить адресу відправника, дата відправлення (саме відправлення, а не написання), ім'я автора або назву фірми. Настійно рекомендуємо вам писати листи на фірмових бланках. Переважно, щоб конверти також були фірмові, співзвучні за стилістикою з фірмовим бланком. Якщо ви відправляєте вашу кореспонденцію за кордон, потрудіться продублювати ваш заголовок англійською мовою.

Для кореспонденції, що відправляється по території країни, можна (а іноді і потрібно) поставити вихідний номер. Він нагоді для реєстрації в канцелярії. Лист, що відправляється за кордон, вихідного містити не повинно, тому що він нічого не скаже одержувачу. За кордоном орієнтуються тільки на дату відправки. У цьому випадку потрібно постачити походить тільки копію даного листа.

Дати відправки в США і Європу трохи відрізняються:

Для США: місяць May

день 10

рік 2010

Для Європи: день 10

місяць May

рік 2010

2. Внутрішній адресу. Внутрішній адреса, крім усього іншого повинен містити посаду та ім'я одержувача. У тому випадку, якщо ви не знаєте ім'я керівника, обмежтеся написанням його посади. Наприклад: «Генеральному директорові ТОВ« ЛТД »».

3. Звернення. Містить звернення безпосередньо до одержувача листа. Наприклад: «Шановний Іван Іванович!».

4. Основний текст листа. Це саме те, що ви хочете сказати одержувачу. Про правила складання тексту ми говорили вище.

5. Висновок. В обов'язковому порядку містить одне-два речення дуже позитивного характеру. Це може бути побажання успіхів, привітання з наступаючими або минулими святами або просто «З повагою ... (ім'я автора листа)».

При оформленні ділової кореспонденції просимо запам'ятати, що:

- Всі імена, адреси, звернення пишуться з великої букви;

- Назва фірми пишеться з великої літери. Якщо назва фірми складається з декількох слів, з великої літери пишеться кожне слово;

- Назва посади пишеться з великої літери. Якщо назва посади складається з декількох слів, з великої літери пишеться кожне слово;

- Назва об'єкта листування пишеться з великої літери (Проект, Маркетингове Дослідження, Договір, Комерційне Пропозиція і т.д.).